ASSISTANT DE DIRECTION H/F

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MISSION

Le périmètre est constitué de deux établissements, un CHRS et un CHU qui accueillent un public de personnes isolées ou en couples concernées par la précarité sociale, des fragilités psycho-sociales et/ou des problématiques de santé.

Placé directement sous la responsabilité du Directeur, vous l’assistez dans la gestion des tâches administratives courantes des établissements.

Accueil et suivi administratif
? Accueil et réception téléphonique
? Suivi des e-mails
? Prise des rendez-vous
? Réception et traitement du courrier reçu
? Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, comptes-rendus à la demande de la Direction
? Suivi et mise à jour des outils de reporting
? Participation à l’élaboration des rapports d’activité
? Envoie des informations externes aux financeurs, suivies du calendrier et des interlocuteurs
? Classement des dossiers, archivage et gestion des archives
? Commande des chèques déjeuner pour les salariés
? Commande des chèques service pour les résidents
? Commande des fournitures, outils de travail pour le personnel, gestion prévisionnelle des stocks
? Assurer les réceptions des commandes

Gestion des ressources humaines
? Tenue du tableau d’affichage employeur
? Tenue des dossiers du personnel de la structure (arrêt maladie, visite médicale, demande de congés, plannings, feuilles de récapitulation des horaires, attestation formation?) et du registre du personnel (salariés, intérimaires)
? Gestion des plannings
? Organisation des remplacements d’urgence selon les instructions
? Rédaction de tous les contrats de travail (CDD et CDI) sauf pour les salariés cadres
? Lien avec le service paie pour les STC
? Saisie dans le logiciel RH des entrées et sorties du personnel ainsi que toute information à modifier.
? Participation aux réunions d’équipes
? Rédaction du bilan social
? Transmission des variables de paie
? Déclaration des accidents du travail
? Suivi et prise de rendez-vous des visites médicales

Gestion locative
? Référent administratif s’agissant des contrats de maintenances, suivi et mise à jour du registre de sécurité
? Constitution des déclarations à l’assurance
? Suivi des dossiers de sinistres en lien avec le responsable technique

Gestion comptable
? Tenue de la caisse, contrôle mensuel avec le supérieur hiérarchique pour validation avant envoi à la comptabilité, dépôt des chèques à encaisser à la banque, préparation des espèces à déposer
? Encaissement des participations des hébergés, tenue du tableau récapitulatif
? Suivi des factures à payer
? Copie et classement des documents comptables
? Transmission des documents comptables au service comptabilité
? Aide à la clôture comptable en fin d’année
? Suivi de l’inventaire des immobilisations

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PROFIL

BTS Assistante de direction
Votre aisance rédactionnelle, votre polyvalence ainsi que votre sens de l’organisation et votre rigueur sont des atouts indispensables pour ce poste.
Vous êtes également doté(e) d’une grande discrétion et d’un esprit d’équipe.
Une bonne maîtrise de Word et Excel est également indispensable pour la réalisation des missions.
La connaissance des problématiques liées à l’hébergement et à la grande précarité est un atout supplémentaire.

DIPLÔME

CONTRAT

PRIORITÉ

LOCALISATION

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