ASSISTANT.E ADMINISTRATIF.VE H/F

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MISSION

Sous l’autorité du directeur logement, l’assistant(e) de gestion administrative aura les missions suivantes :
? Standard téléphonique
? Travaux administratifs :
– Gestion du courrier entrant et sortant
– Tâches administratives (outils informatiques, classeurs RH, affichage …)
– Rédaction des comptes rendus de réunion d’équipe
– Statistiques en lien avec le rapport d’activité de l’Association
– Statistiques et enquêtes demandées par les financeurs (DDETS, CD etc…)
– Autres tâches administratives (Ex : relation médecine du travail/convocation, réalisations d’outils…)
– Gestion du temps de travail : centralise les demandes de congés et modifications signées, renseignement du logiciel PROGET en lien avec la direction, gestion et suivi des feuilles d’heures.
– Préparation des documents en vue de réunions
– Archivage papier et informatique
– Suivi factures : vérifie le montant des factures reçues, faire le lien avec le service comptabilité.
? Logistique :
– Gestion des fournitures de bureau
– Interlocuteur avec : le siège, les partenaires extérieurs, fournisseurs, les bailleurs…
? Gestion des entrées et sorties :
En lien avec les logiciels SIAO, DN@, etc…, registre des admissions et des sorties, renseignement des tableaux statistiques en lien avec l’équipe.
? Gestion locative :
– Gestion des clés,
– Gestion des prestataires extérieurs avec le service de maintenance
– Ouverture des compteurs + assurance

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PROFIL

Compétences requises :
– Bureautique, informatique
– Communication écrite : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographe et de grammaire
– Communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de public ou d’interlocuteur, s’exprimer au nom de l’association
– Organisation et planification : Méthode de classement et d’archivage, gérer les priorités et les aléas.

Capacités requises :
– Polyvalence, capacité à faire face à l’imprévu
– Raisonnement : capacité d’analyse et de synthèse
– Autonomie : sens de l’anticipation, de l’initiative
– Rigueur : organisation et méthode
– Confidentialité des informations traitées.

Formations : BTS Secrétariat de direction ; BTS gestion PME/PMI ; diplôme de niveau III

DIPLÔME

CONTRAT

PRIORITÉ

LOCALISATION

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