ASSISTANT.E DE DIRECTION H/F

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MISSION

Pour accompagner l’équipe de direction, le lycée recherche son assistant-e de direction.
Sous l’autorité hiérarchique du chef d’établissement, les missions sont les suivantes:

Accueil-secrétariat : téléphonique et physique, affranchissement du courrier, archivage, classement
Administratif : Gestion de l’agenda en lien avec le Directeur, centralisation des commandes et préparation, gestion des stocks administratifs, préparation et suivi de la facturation, lien opérationnel avec le comptable

Relations extérieures : Liens avec les parents pour les inscriptions et toute demande relative à la scolarité, participation à tout élément de communication (lettre d’information trimestrielle, site internet, réseaux sociaux, plaquettes,…), mise en page, relecture, diffusion,…
Examens : Vérification des bases de données élèves pour préinscription aux examens, convocations des élèves, vérification et/ou inscription divers examens
Gestion des inscriptions : gestion des relations avec les familles retenues, suivi des dossiers, suivi des statistiques des inscriptions, reporting des réponses, relances… création du dossier élève, édition des listes de classes, gestion des renouvellements d’inscriptions
Suivi des dossiers des élèves et gestion des diplômes : Saisie et mise à jour de la base élèves, mise à jour des dossiers des élèves, des fiches familles, gestion des départs et entrées, tableau suivi des mouvements d’élèves, envoi des bulletins trimestriels pour tout l’établissement, envoi des bulletins et dossiers scolaires aux établissements demandeurs, édition de l’annuaire des élèves, emploi du temps professeurs, suivi des diplômes…
Suivi des dossiers du personnel enseignant et administratif : saisie et mise à jour des bases, des dossiers des enseignants, gestion des entrées et sorties, enregistrement et transmission des données de paie…

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PROFIL

Savoirs-être
· Qualités humaines et relationnelles
· Forte implication et disponibilité
· Rigueur, organisation, autonomie
· Anticipation et capacité à prioriser les tâches
· Mettre en place et suivre des procédures administratives rigoureuses
· Volonté de contribuer et de collaborer au fonctionnement quotidien
Compétences, connaissances
· Maitriser les outils bureautiques : MSExcel niveau médian, MSWord : publipostage
· Capacité à gérer les priorités et à s’adapter à des variations du rythme de travail
· Savoir travailler en équipe
· Polyvalence
· Excellent positionnement vis-à-vis de l’intérieur comme à l’extérieur de l’établissement

DIPLÔME

CONTRAT

PRIORITÉ

LOCALISATION

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