ASSISTANT.E DE DIRECTION H/F

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MISSION

Dans le cadre de l’ouverture de dispositifs d’Intermédiation locative pour personnes bénéficiaires de la protection internationale (BPI), étudiants et déplacés d’Ukraine, au sein d’une équipe pluridisciplinaire et sous la responsabilité de l’équipe de Direction, vous exercez une mission clé dans l’activité de la structure et participez activement au développement et à la vie du service.

Dans un rôle significatif d’appui de l’équipe de direction de son établissement, l’assistant(e) de direction exerce une mission clef dans l’activité de la structure. Sur des fonctions polyvalentes, elle/il est garant(e) de la bonne organisation de certains évènements : elle/il coordonne les activités administratives, participe à des missions ponctuelles, et appuie plus généralement la direction de l’établissement. Sa proximité avec l’équipe dirigeante l’oblige à la plus grande confidentialité, et l’amène à coordonner un certain nombre d’activités auprès de nombreux interlocuteurs de sa structure.

1) Gérer l’accueil et le standard, dans une posture de bienveillance, d’écoute et de bientraitance à l’égard des bénéficiaires
-Réception des appels téléphoniques
-Suivi des e-mails et télécopies
-Prise de rendez-vous
-Réception et traitement du courrier reçu

2) Gestion administrative
-Tenue des dossiers du personnel de la structure
-Référent administratif pour la comptabilité de la structure
-Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, compte-rendu à la demande de la direction
-Participation à la mise en oeuvre de la démarche qualité

3) Gestion courante
-Classement des dossiers et archivage
-Gestion des stocks de fournitures, outils de travail
-Réception des commandes
-Suivi des contrats de location et maintenance

4) Gestion comptable
-Interlocuteur comptable en lien avec le Responsable Administratif et Financier
-Tenue de la caisse et du journal des dépenses
-Suivi des factures à payer
-Préparation et vérification des documents comptables

5) Gestion locative du parc immobilier
-Premier interlocuteur des propriétaires des logements
-Suivi des contrats de location, des paiements (mise en place de mandats de prélèvement) et des quittances (IML/agences immobilières)
– Ouverture / fermeture des comptes EDF, GDF, Eau etc.
– Suivi et tenue des outils reporting liés au parc immobilier

6) Gestion locative en lien avec les personnes accueillies
– Réalisation des quittances et appels de loyer des personnes accueillies sur le service
– Tenue de permanences pour les participations financières et les loyers
– Gestion des tickets services

7) Appuyer le quotidien de la direction de l’établissement
-Gérer les correspondances écrites et orales
-Soutien administratif

8) Effectuer des travaux ponctuels
-Réaliser des reportings sur différents sujets
-Assurer la relecture et la mise en forme de dossiers

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PROFIL

Profil recherché
Bonnes notions RH/Comptables/Droit du travail
Savoir adapter son mode de communication au public ciblé et aux partenaires
Savoir faire preuve d’adaptabilité en toute circonstance
Maitriser les outils bureautiques
Savoir rédiger des écrits professionnels (synthèse, compte-rendu, observations)
Maitriser les règles comptables de base et savoir tenir une caisse
Discrétion
Esprit de synthèse
Pédagogie
Capacité d’organisation

DIPLÔME

CONTRAT

PRIORITÉ

LOCALISATION

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