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ASSISTANT.E DE DIRECTION H/F
Rejoindre le Groupe SOS Solidarités, c’est rejoindre une association engagée et en mouvement. Le Groupe SOS Solidarités est un acteur majeur des secteurs du médico-social et du social, avec plus de 260 établissements répartis sur le territoire métropolitain et en outre-mer. Expert dans le domaine du handicap dont l’autisme, de l’addiction, de l’asile et de l’intégration, nous intervenons également pour accompagner les personnes vers le soin, le logement et l’emploi ou dans leur parcours judiciaire, avec la volonté d’accompagner chaque situation.
GROUPE SOS est un groupe associatif, leader de l’entrepreneuriat social en Europe.Il regroupe 650 associations, entreprises sociales et établissements, qui combattent, agissent et innovent au profit des personnes en situation de vulnérabilité, des générations futures et des territoires.Depuis sa création en 1984, lors des années sida, le Groupe SOS : combat toutes les exclusions ; agit pour l’accès de toutes et tous à l’essentiel ; et innove face aux enjeux sociaux, sociétaux et environnementaux.
Non-lucratif, sans actionnaire, le Groupe SOS et ses 22.000 personnes employées agissent en France et dans plus de 40 pays, auprès de 2 millions de bénéficiaires.
MISSIONS
Au sein du secteur Handicap IDF, directement rattaché-e au Directeur de l’établissement, il assure la coordination des informations et l’organisation interne et externe liées au fonctionnement de l’établissement.Missions socles :
Le suivi et la gestion administrative de la Direction de l’établissement :
– Gestion et suivi des dossiers administratifs du personnel
o Visite médicale
o Suivi des congés
o Arrêt maladie
– Adresser les documents par Tick’s à la paie (contrat, STC, arrêt…)
– Saisie dans le logiciel HRA des entrées et sorties du personnel ainsi que toute information à modifier si nécessaire
– Suivi des fiches horaires du personnel
– Rédaction des courriers administratifs, notes, rapports, comptes rendus de réunions
– Suivi et mise à jour des outils de reporting
– Organisation et réservation des déplacements professionnels
– Organisation des réunions de direction
– Mise à jour du parc véhicules et du parc téléphonique
– Transmission des éléments variables de paie selon le calendrier fixé
– Gestion des Cartes déjeuner
– Vérification des contrats de travail et préparation des entrées et sorties de salariés (DUE, préparation des procédures, vérification soldes de tout compte, saisies dans le logiciel HRA)
– Assurer le soutien ponctuel aux équipes administratives des autres établissements du groupe
– Centraliser et assurer le suivi des Fiches Navettes » Accident du travail «
– Commande des fournitures et gestion prévisionnelle des stocks
– Assurer les réceptions des commandes
– Assurer la traçabilité des interventions de maintenance dans le registre de sécurité
Le suivi comptable de la Direction :
– Tenue des matrices de suivi des dépenses/ encaissements et de la caisse
– Suivi des factures à payer, rédaction des BED
– Scan et archivage numérique des documents comptables et transmission
– Assurer le suivi des fiches navettes comptables
– Assurer la gestion des notes de frais et justificatifs
– Aide à la clôture comptable en fin d’année
– Gestion des éléments variables de paie
– Co rédaction de la rédaction du rapport d’activité
Gestion et suivi du plan de formation
– Rassembler les documents administratifs des dossiers de formation
– Numériser et archiver les dossiers de formation
– Mise à jour du tableau de suivi des formations réalisées
PROFIL
Maîtrise des outils informatiques : logiciels Word, Excel, InternetSens du contact
– Disponibilité
– Polyvalence
– Organisation,
– Travail en équipe
– Sens du contact
– Discrétion
– Rigueur,
– Capacité d’écoute,
– Réactivité
– Autonomie
> Vous adhérez aux valeurs et au modèle de l’entrepreneuriat social.
> CCN 51 : Convention collective nationale des établissements privés d’hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but non lucratif du 31 octobre 1951