Assistant.e de Direction H/F

Le GROUPE SOS Solidarités recherche pour ses Centres TEDYBEAR et sa Plateforme Petite Enfance (Egaldia) un/e Assistant.e de Direction.

Le Centre TEDYBEAR, situé à Paris 13ème et à Saint-Cloud (92), est un Institut Médico-Educatif (IME) en externat dont la spécificité réside sur une approche innovante en cours d’évaluation d’impact dans l’accompagnement vers la scolarisation d’enfants atteint de Trouble du Spectre Autistique (3/11 ans).

La Plateforme Handicap et Petite Enfance (0/6ans), située Paris 09ème, est une équipe mobile interdisciplinaire accompagnant des enfants en situation de handicap avec un Trouble du Spectre de l’Autisme (TSA), un retard de développement et/ou une dysharmonie.

Le poste est principalement situé à Paris 13ème mais des déplacements sur le Centre de Saint Cloud et Paris 9ème sont à prévoir plusieurs fois par mois.

L’assistant.e de direction assiste la directrice afin d’optimiser la gestion des activités des sites.

Il.Elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de l’association, et assure la gestion de certains dossiers en direct.

Accueil du site de Paris
Assure l’accueil sur l’établissement de Paris,
Assure le pointage d’arrivée des enfants,
Récupère les classeurs pédagogiques des enfants,
Assure le standard téléphonique,

Suivi et gestion administratifs
Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, présentations, comptes-rendus des réunions,
Suivi et mise à jour des outils de reporting,
Organisation des déplacements colloques/formations (hôtel/train),
Actualise les informations professionnelles et règlementaires, l’affichage obligatoire et procède à l’archivage et au classement des documents,
Mise à jour des données et amélioration des outils existants,
Suivre les plannings du personnel ;
Gestion et suivi administratif dossiers du personnel
– Éléments variables de paie
– Visite médicale
– Suivi des congés
Transmission des éléments variables de paie selon le calendrier fixé par le GIE Alliance Gestion ;
Vérification des contrats de travail et préparation des entrées et sorties de salariés en lien avec le GIE Alliance gestion (DUE, préparation des procédures, vérification soldes de tout compte, saisies dans le logiciel HRAccess…) ;
Comptabilité
? Gestion financière et comptable quotidienne : tenue de la caisse, suivi des engagements et factures à payer, relations fournisseurs, centralisation, vérification et archivage des documents comptables, tenue des matrices de suivi des dépenses et encaissements
? Scan et archivage numérique des documents comptables et transmission des documents au service comptable
? Suivi des fiches navettes
? Assurer la gestion des notes de frais et justificatifs en lien avec la Direction des Comptabilités
? Aide à la clôture comptable en fin d’année
? Etablit les commandes de matériel, fournitures, de consommables et vérifie la conformité des livraisons.