ASSISTANT.E DE DIRECTION H/F H/F

MISSIONS

Soutenir la direction dans la gestion des tâches administratives courantes. Elle/il est un support nécessaire à la bonne organisation et au suivi du bon fonctionnement de l’établissement.

Activités principales (liste non exhaustive)

* Gestion Administrative
– Gestion du standard téléphonique et de l’accueil
– Gestion des courriers (réception et envoi)
– Inventaire et stockage des fournitures
– Gestion des commandes
– Suivi de la flotte téléphonie
– Suivi des démarches avec les fournisseurs en lien avec les locaux
– Classement des dossiers, factures, archivage
– Mise à jour des classeurs (protocoles, procédures, notes de service) et de l’affichage dans les établissements
– Suivi de la mise en oeuvre des formations par le service formation dans le respect des obligations Qualiopi

* Ressources Humaines
– Gestion administrative du personnel (notes de frais, arrêts maladie, déclaration accident du travail, suivi des congés, registre du personnel, stagiaires …)
– Diffusion des offres d’emploi
– Centralisation et transmission des éléments variables de paie (EVP)
– Gestion et suivi des demandes de formation (prise en charge …)
– Etablissements des contrats de travail (DPAE, mutuelle, prévoyance…)

* Comptabilité
– Tenue de la caisse
– Commande et suivi comptable des cartes Titres Restaurants
– Gestion des factures, récupération des documents comptables
– Préparation des éléments comptables à faire valider par la direction puis transmission au Centre de gestion

* Tâches ponctuelles
– Relecture des dossiers tels que les rapports d’activité
– Soutien à la direction dans la vie associative
– Compte rendu de réunions
– Participe aux réponses appels à projet (mise en page, relecture, saisie des parties administratives…)
– Suivi et coordination des projets en lien avec la direction