ASSISTANT.E FORMATION EN APPRENTISSAGE H/F

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MISSION

Créée en 1985, Arcat (membre du groupe SOS) est une association historique de la lutte contre le VIH/sida. Elle mène des actions de prévention et de promotion de la santé en aller vers les communautés les plus exposées et notamment les populations afro-caribéennes et les travailleuses et travailleurs du sexe. Son équipe réunissant des travailleuses sociales, des professionnel.le.s de santé et juristes propose également une offre d’accompagnement global aux personnes vivant avec le VIH ou une hépatite virale et cumulant des facteurs de vulnérabilité. Son centre de formation Arcat Formation propose des actions de développement des compétences dédiées à des professionnel·le·s des secteurs sanitaire, médico-social, et associatif communautaire. Enfin, l’association mène des actions de plaidoyer en partenariat avec les associations communautaires et de santé pour lutter contre les inégalités sociales de santé.

L’assistant.e de formation intervient, au sein du centre de formation d’Arcat et sous la supervision de sa responsable, dans la mise en ?uvre des actions de formations.
Il/elle est le/la garant·e de la bonne mise en ?uvre des actions, de la signature du contrat jusqu’à la clôture des dossiers administratifs et de financement, de la bonne mise en ?uvre de l’action, dans le respect des critères qualités de l’organisation et avec un sens aigu de la relation client.
Il/elle est l’interlocuteur/trice privilégié·e des client·e·s, des formateur-trice·s et des apprenants une fois l’action contractualisée et jusqu’à sa complétion.

Vos missions principales sont les suivantes :

Suivi administratif et financier des formations :
– Préparer les dossiers administratifs de chaque session de formation et réaliser le suivi dans le respect de la démarche qualité et des procédures en vigueur (Conventions formateur et client, convocations, émargements, Fiche d’évaluation, attestations ?)
– Préparation et envoi des documents de formation (supports pédagogiques, bilans des évaluations..)
– Etablir et faire le suivi des devis et des factures
– Gestion logistique des formations (réservations de salle, s’assurer de la présence de matériel

Participer au développement du Pôle Formation :
– Participer au recueil des besoins des clients et à la programmation des formations
– Élaboration et/ou refonte de documents de service (Livret d’accueil, programme, catalogue?)
-Formalisation des programmes de formation et du catalogue

Secrétariat courant :
– Traitement des demandes internes et externes (téléphonique et mail),
– Assurer l’accueil téléphonique, orientation et présentation de l’ensemble des activités de formation.
– Réception et traitement du courrier reçu et des emails
– Saisir et mettre à jour des bases de données, des tableaux de bord?
– Rédaction et/ou mise en forme de documents : courriers, notes, rapports, comptes rendus et rapports d’activités
– Classement des dossiers et organisation de l’archivage (papier et numérique)

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PROFIL

Titulaire d’un diplôme de niveau IV vous préparez un BTS Assistant de Manager / de Gestion en alternance.
– Bonne maîtrise des outils bureautiques
– Bonne expression orale et écrite, maîtrise de l’orthographe
– Rigueur et organisation, grande discrétion, ponctualité
– Excellent relationnel et goût pour le travail en équipe
Vous avez le sens des responsabilités et vous êtes force de proposition et d’initiative dans votre travail

DIPLÔME

CONTRAT

PRIORITÉ

LOCALISATION

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