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ASSISTANT.E GESTION ADMINISTRATIVE – BERNAY H/F
YSOS est une association spécialiste de l’innovation sociétale pour l’inclusion équitable et durable de chacun. Elle déploie ses actions dans les départements de l’Eure et de l’Orne et propose un laboratoire d’innovations sociales et locales à ses partenaires (services de l’État, collectivités, entreprises, mouvement HLM, associations…). Elle construit des solutions adaptées aux problématiques d’accueil et d’accompagnement dans un temps limité et à coût maîtrisé.
MISSIONS
Sous l’autorité de la Directrice du Pôle Séjour, l’assistant(e) de direction aura les missions suivantes :? Standard téléphonique
? Travaux administratifs :
– Gestion du courrier entrant et sortant
– Tâches administratives (outils informatiques, classeurs RH, affichage …)
– Rédaction des comptes rendus de réunion d’équipe
– Statistiques en lien avec le rapport d’activité de l’Association
– Statistiques et enquêtes demandées par les financeurs (DDETS, CD etc…)
– Autres tâches administratives (Ex : relation médecine du travail/convocation, réalisations d’outils…)
– Gestion du temps de travail : centralise les demandes de congés et modifications signées, renseignement du logiciel PROGET en lien avec la direction, gestion et suivi des feuilles d’heures.
– Préparation des documents en vue de réunions
– Archivage papier et informatique
– Suivi factures : vérifie le montant des factures reçues, faire le lien avec le service comptabilité.
? Logistique :
– Gestion des fournitures de bureau
– Interlocuteur avec : le siège, les partenaires extérieurs, fournisseurs, les bailleurs…
? Gestion des entrées et sorties :
En lien avec les logiciels SIAO, DN@, etc…, registre des admissions et des sorties, renseignement des tableaux statistiques en lien avec l’équipe.
? Gestion locative :
– Gestion des clés,
– Gestion des prestataires extérieurs avec le service de maintenance
– Ouverture des compteurs + assurance
PROFIL
Compétences requises :– Bureautique, informatique
– Communication écrite : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographe et de grammaire
– Communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de public ou d’interlocuteur, s’exprimer au nom de l’association
– Organisation et planification : Méthode de classement et d’archivage, gérer les priorités et les aléas.
Capacités requises :
– Polyvalence, capacité à faire face à l’imprévu
– Raisonnement : capacité d’analyse et de synthèse
– Autonomie : sens de l’anticipation, de l’initiative
– Rigueur : organisation et méthode
– Confidentialité des informations traitées.
Formations : BTS Secrétariat de direction ; BTS gestion PME/PMI ; diplôme de niveau III
> Vous adhérez aux valeurs et au modèle de l’entrepreneuriat social.
> convention collective centre d’hébergement et de réadaptation sociale