RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER Basé.e à Meaux (77) H/F

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MISSION

Recrutement en CDI
Sous la responsabilité de la directrice de service, l-e-a cadre administratif la soutient dans un les missions en lien avec les projets des deux structures: suivi du parc immobilier, contrats de maintenance, RH, financier, comptable.

1) Gestion administrative
– Participation aux réunions d’équipes de direction et éducative
– Référent administratif pour la Direction Générale et GIE Alliance (préparation des documents à envoyer, suivi des échéances à respecter)
– Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, comptes-rendus à la demande de la Direction.
– Mise en place de réunions de suivis avec les secrétaires des 2 structures
– Mise en place de réunion hebdomadaire avec l’agent technique

Ressources humaines
– Mise à jour du tableau d’affichage employeur
– Rédaction des contrats de travail en lien avec le GIE Alliance Gestion
– Tenue des dossiers du personnel des services (déclaration d’embauche, arrêt maladie, visite médicale, et du registre du personnel (salariés, bénévoles, stagiaires)
– Suivi des déclarations URSSAF.
– Suivi du temps de travail et des congés (demande de congés, plannings, feuilles de récapitulation des horaires…)
– Suivi du plan de formation et remboursement (inscription, liens avec Unifaf, mise à jour de l’outil interne de suivi de la formation.)
– Mise en oeuvre de la réglementation en matière d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail par délégation de pouvoir du Directeur. Suivi et mise à jour du registre de sécurité et du document unique des risques professionnels.

2) Gestion budgétaire
– Le CAF a la charge de la facturation des prises en charge. Pour cela, il suit la réception
des OPP et relance les magistrats pour les obtenir.
– Préparation et rédaction des rapports des campagnes budgétaires (budget prévisionnel et comptes administratifs).
– Suivi des indicateurs budgétaires ponctuels fournis par le GIE
– Participation à l’élaboration des projets de développement des services
– Alerte auprès de la direction sur le suivi des dépenses au regard du budget prévisionnel et exécutoire.
– Mise en place de l’ensemble des éléments permettant la réalisation de la dépense prévue au titre de l’investissement (devis, contacts propriétaires, contraintes financières, administratives et juridiques à la réalisation du projet).
– Gestion des dépenses prévisionnelles touchant à l’alimentation et au besoin de dépenses au titre des locations : Bricorama, Auchan. Le-a CAF s’assure que les demandes sollicitées correspondent effectivement aux besoins identifiés (surtout les demandes d’achat de meubles).

3) Gestion logistique de l’établissement :
– suivi des contrats fournisseurs/ prestataires, hygiène et sécurité, gestion du parc de véhicules et du parc informatique.

4) Suivi du parc de logements et des loyers
– Recherche de logement, lien avec les bailleurs, assurance, supervision de la maintenance et travaux…
– Suivi des achats et des dépenses

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PROFIL

Diplôme de niveau II exigé.
o Sens aigu du relationnel
o Capacité à travailler en équipe
o Manager fonctionnel
o Sens de l’organisation aigu
o Capacité à suivre plusieurs dossiers d’importance en même temps
o Capacité à respecter les échéances demandées
o Savoir prioriser le travail par ordre d’importance
o Rapidité et efficacité dans l’exécution des missions
o Rigueur
o Capacités à adapter sa communication et son intervention en fonction des
interlocuteurs
o Compréhension des enjeux des services: climat social notamment
o Capacité à suivre une activité et alerter à bon escient (moment adapté,
dysfonctionnement repéré, etc.)
o Capacité à manipuler des données notamment chiffrées et les analyser
o Capacités rédactionnelles
o Pragmatisme
o Connaissance en comptabilité
o Connaissance en gestion budgétaire et financière des ESMS
o Rapidité de compréhension et d’utilisation des outils internes

Rémunération brute annuelle : à partir de 34 380 euros à ajuster selon diplôme et expériences

DIPLÔME

CONTRAT

PRIORITÉ

LOCALISATION

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