Secrétaire – comptable

MISSIONS

Accueil du site de Paris
? Assure l’accueil sur l’établissement de Paris,
? Assure le pointage d’arrivée des enfants,
? Récupère les classeurs pédagogiques des enfants,
? Assure le standard téléphonique,

Suivi et gestion administratifs
? Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, présentations, comptes-rendus des réunions,
? Suivi et mise à jour des outils de reporting,
? Organisation des déplacements colloques/formations (hôtel/train),
? Actualise les informations professionnelles et règlementaires, l’affichage obligatoire et procède à l’archivage et au classement des documents,
? Mise à jour des données et amélioration des outils existants,
? Suivre les plannings du personnel ;
? Gestion et suivi administratif dossiers du personnel
– Éléments variables de paie
– Visite médicale
– Suivi des congés
? Transmission des éléments variables de paie selon le calendrier fixé par le GIE Alliance Gestion ;
? Vérification des contrats de travail et préparation des entrées et sorties de salariés en lien avec le GIE Alliance gestion (DUE, préparation des procédures, vérification soldes de tout compte, saisies dans le logiciel HRAccess…) ;

Comptabilité
? Gestion financière et comptable quotidienne : tenue de la caisse, suivi des engagements et factures à payer, relations fournisseurs, centralisation, vérification et archivage des documents comptables, tenue des matrices de suivi des dépenses et encaissements
? Scan et archivage numérique des documents comptables et transmission des documents au service comptable
? Suivi des fiches navettes
? Assurer la gestion des notes de frais et justificatifs en lien avec la Direction des Comptabilités
? Aide à la clôture comptable en fin d’année

Autres
? Instruit et suit le dossier des assurances pour l’ensemble des établissements (déclarations de sinistres…).
? Participe à la gestion du patrimoine immobilier (relations avec le bailleur etc.)
? Assure le suivi et la gestion des demandes de 1% logement pour l’ensemble des établissements avec l’organisme patronal.
? Assure la gestion administrative des demandes de formation auprès de l’OPCA en lien avec le service RH.

Services généraux
? Etablit les commandes de matériel, fournitures, de consommables et vérifie la conformité des livraisons.
? Mise à jour du parc locatif et du parc téléphonique,
? Organise et suit les conditions d’exécution des contrats de maintenance (photocopieur, standard, ménage…).

Liste des missions non-exhaustive