Secrétaire d’établissements (CSAPA et CAARUD) H/F

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MISSION

La/Le secrétaire a pour mission de soutenir les chefs de services de deux établissements distincts, situés à l’Est et à l’Ouest de Nice, dans la gestion des tâches administratives courantes, elle/il est un support nécessaire à la bonne organisation et au suivi du bon fonctionnement des établissements. Elle/il est sous l’autorité hiérarchique des Chefs de service sur 2 établissements (CSAPA Emergence et CAARUD Lou Passagin)

Activités principales (liste non exhaustive)

? Gestion Administrative
– Gestion des courriers (réception et envoi)
– Inventaire et stockage des fournitures
– Gestion des commandes
– Suivi de la flotte automobile (entretiens, assurances, contrôles techniques) et Flotte téléphonie
– Suivi des démarches avec les fournisseurs en lien avec les locaux
– Classement des dossiers, factures, archivage
– Mise à jour des classeurs (protocoles, procédures, notes de service) et de l’affichage dans les établissements
– Organisation logistique et des déplacements (train, avion, hôtel)

? Ressources Humaines
– Gestion administrative du personnel (notes de frais, arrêts maladie, déclaration accident du travail, suivi des congés, registre du personnel, stagiaires …)
– Diffusion des offres d’emploi
– Centralisation et transmission des éléments variables de paie (EVP)
– Gestion et suivi des demandes de formation (prise en charge …)
– Etablissements des contrats de travail (DPAE, mutuelle, prévoyance…)

? Comptabilité
– Tenue des caisses
– Commande et suivi comptable des cartes Titres Restaurants
– Gestion des factures, récupération des documents comptables
– Préparation des éléments comptables à faire valider par le chef de service puis transmission au Centre de gestion

? Tâches ponctuelles
– Relecture des dossiers tels que les rapports d’activité
– Soutien aux chefs de services dans la vie associative des établissements (Organisations Portes ouvertes, élections des IRP…)
– Compte rendu de réunions

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PROFIL

? Compétences requises
– Maitrise indispensable des outils informatiques
– Disponibilité face aux sollicitation multiples, internes et externes
– Organisation, rigueur, autonomie
– Mobilité car poste sur 2 établissements distincts
– Capacité rédactionnelle (rédaction, orthographe, mise en forme documents
– Capacité à gérer les priorités
– Connaissance du secteur médico-médico-social associatif serait un plus

? Profil
– Diplôme niveau 4
– Permis de conduire
– Maitrise du Pack Office

DIPLÔME

CONTRAT

PRIORITÉ

LOCALISATION

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