secretaire H/F

Vous travaillerez au sein d’un hébergement d’urgence pour demandeur d’asile.
Dans le cadre de l’extension de l’établissement, vous aurez à vous occuper de la gestion des tâches administratives courantes en créant des outils si nécessaires, et en fournissant au Directeur et à l’équipe les supports indispensables au bon fonctionnement de la structure
Activités principales socles du poste
Gérer l’accueil et le standard, dans une posture de bienveillance, d’écoute et de bientraitance
Accueil physique
Réception et gestion des appels téléphoniques, mails, fax et courriers
Prise de rendez-vous à la demande de la direction
Gestion administrative
Tenue du tableau d’affichage à destination des salariés, tenue des dossiers du personnel de la structure (arrêts maladie, visite médicale, demande de congés, plannings, feuille de récapitulation des horaires?) et du registre du personnel (salariés, bénévoles, stagiaires)
Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, ordre du jour de réunion, compte-rendu à la demande de la direction
Gestion du courrier entrant et sortant de l’établissement.
Participation à la mise en ?uvre de la démarche qualité
Gestion courante
Classement des dossiers et archivage
Gestion des stocks de fournitures et outils de travail pour le personnel, ? Réception des commandes
Suivi des contrats de location (bureau, copieur, véhicules, communication téléphone et internet, assurance) et maintenance (sécurité, sécurité incendie, entretien des bureaux etc.) : contrôle des échéances et factures, renouvellement, classement, etc.
Gestion comptable

Tenue de la caisse, du journal des dépenses et des factures à payer
Récupération, vérification et transmission des documents comptables au référent comptable
Gestion locative
Suivi des contrats de location des logements et des quittances
Interlocuteur auprès des agences et bailleurs sociaux
Suivi logistique du parc locatif (déclaration des sinistres auprès des assurances et suivi des dossiers de remboursement, suivi des interventions des techniciens en cas de panne ou de réparation dans un appartement)
Intégré(e) à une équipe, vous contribuez à améliorer avec elle, le fonctionnement du service et veillez au bon entretien de la structure, au respect du règlement intérieur ainsi que des règles de sécurité.