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SECRETAIRE H/F TEMPS PARTIEL H/F
GROUPE SOS Seniors , association membre du GROUPE SOS, groupe associatif, leader de l’entrepreneuriat social en Europe. Il regroupe 650 associations, entreprises sociales et établissements, qui combattent, agissent et innovent au profit des personnes en situation de vulnérabilité, des générations futures et des territoires. Depuis sa création en 1984, lors des années sida, le Groupe SOS : combat toutes les exclusions ; agit pour l’accès de toutes et tous à l’essentiel ; et innove face aux enjeux sociaux, sociétaux et environnementaux.
Non-lucratif, sans actionnaire, le Groupe SOS et ses 22.000 personnes employées agissent en France et dans plus de 40 pays, auprès de 2 millions de bénéficiaires.
MISSIONS
1) Tenue du standard et de l’accueil– Vous assurez la réception et le traitement des appels téléphoniques du service, prise des messages ou gestion des demandes du service
– Vous êtes en charge du suivi des emails reçus sur la boite du dispositif et des télécopies
– Vous assurez la réception, l’envoi et le traitement du courrier
2) Suivi administratif des prises en charge
– Après transmission des éléments par l’infirmier, vous êtes chargé(e) de renseigner les informations administratives de l’usager dans le logiciel d’activité
– Vous préparez les documents éventuels à remettre à l’usager
– Vous êtes en charge de la création (dossiers papiers et dossiers informatisés) puis du suivi des dossiers des patients et de leurs archivages
– Vous êtes en charge du suivi des mouvements des patients sur le logiciel d’activité (entrées, prolongations, suspensions, sorties)
– Vous assurez le suivi administratif des prises en charge : formulaires de renouvellement de prise en charge, courriers aux médecins traitants, éléments à adresser aux organismes de sécurité sociale dont les états trimestriels
3) Suivi administratif du personnel
– En lien avec la directrice, vous transmettez au service RH les éléments relatifs à l’embauche de salariés (CDD et CDI) et transmettez les documents contractuels aux nouveaux collaborateurs
– Vous transmettez en fin de mois les éléments concernant les salariés présents (CDI et CDD) sur le mois à venir et vous les mettez à jour en cours de mois si nécessaire
– Vous êtes responsable de la mise à jour du registre du personnel, de la constitution et de la bonne tenue des dossiers du personnel et du suivi administratif des salariés en lien étroit avec la directrice (arrêts maladie, visites médicales, demandes de congés, feuilles d’heures, …)
– Vous êtes en charge pour l’établissement des éléments variables de paie en lien avec la directrice, que vous communiquez au service RH et paie dans le respect des échéances
– Vous êtes responsable de la tenue du tableau d’affichage employeur
– Vous assurez le suivi des demandes de stage et le suivi administratif des stagiaires
4) Comptabilité et gestion
– Vous tenez la caisse du service en lien étroit avec la direction
– Vous réceptionnez, traitez et vérifiez l’ensemble des documents comptables
– Vous assurez le suivi des factures à payer
– Vous transmettez l’ensemble des éléments comptables au service comptable dans le respect des échéances
– Vous assurez la commande de fournitures pour le service et gérez les stocks
– Vous assurez le lien avec les prestataires techniques du service (contrats de maintenance, dépannage, …)
PROFIL
1) Savoir-faire :– Être réactif aux demandes des interlocuteurs téléphoniques
– Savoir écouter les demandes téléphoniques, les évaluer et les orienter auprès des membres de l’équipe
– Être capable de répondre aux demandes techniques d’information
– Être capable de tenir à jour les documents administratifs concernant le personnel
– Savoir créer des bases de données spécifiques
– Savoir tenir des fichiers à jour
– Savoir anticiper les besoins de matériel pour le personnel
– Savoir établir des bons de commande
– Concevoir et mettre en page des documents sur support informatique
– S’exprimer avec clarté
– Savoir tenir un standard
– Avoir des facilités rédactionnelles
2) Connaissances :
– Niveau Baccalauréat Secrétaire
– Maîtrise des outils et logiciels informatiques et notions comptables
3) Compétences requises :
– Polyvalence
– Organisation
– Sens du contact
– Capacité de rédaction et de frappe
– Discrétion
– Travail en équipe
– Rigueur
– Capacité d’écoute
– Réactivité
– Autonomie
> Vous adhérez aux valeurs et au modèle de l’entrepreneuriat social.
> CCN 51 : Convention collective nationale des établissements privés d’hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but non lucratif du 31 octobre 1951